10+ Projektmanagement-Software, Tools, Apps im Praxis-Test

Es gibt gefühlt hunderte Tools, Software-Lösungen, Apps zum Projektmanagement für Teams. Wir haben sehr viele der interessantesten, aktuellen Tools, Apps zur Zusammenarbeit im Team (speziell Projektmanagement, Online-Kollaboration) über Wochen getestet. Da die erste Einschätzung nur ein Praxistest bestätigen oder widerlegen kann, möchte ich unsere Erfahrungen und Meinungen mit Euch teilen. Vielleicht können wir so die aufwändige Suche nach einem jeweils geeigneten, optimalen Tool etwas beschleunigen. Auch freue ich mich über weitere Vorschläge und Tipps!

Too long, didn’t read (TL;DR)

Sorry, aber man kann diese ganzen Software-Lösungen nicht in zwei Sätzen über einen Kamm scheren. Wir haben Wochen mit dem Testen verbracht und die Erstellung dieser Artikel-Serie hat Tage gedauert.
Folglich hilft (hoffentlich) jede Tool-Beschreibung und Bewertung. Also hol Dir eine (große) Tasse Tee, Kaffee oder was auch immer und los geht’s! 😉

50+ Online-Software, Desktop-Tools, Mobile-Apps für Projektmanagement zur Zusammenarbeit im Team

Wer sich nur ansatzweise nach solchen Stichworten bei Google, im App-Store usw. umsieht, wird erstaunt sein, wie viele solche Dienste es gibt, die zudem auf den ersten Blick fast alle die Anforderungen erfüllen und den anvisierten Zweck bedienen. Schaut man genauer hin, zeigen sich aber schnell Unterschiede, Vor- und Nachteile sowie Eigenheiten.
Damit bin ich schon bei den Anforderungen, an denen jeder Interessierte (s)ein Tool messen muss. Ich muss/ will daher kurz vorab unsere Ziele und Anforderungen klarstellen.

Ziele, Anforderungen

Folgende Punkte sind (für uns) Pflicht:

Dass die Dienste zuverlässig und meine Daten sicher sowie synchronisierbar sind, setze ich voraus. Der Preis ist mir eher unwichtig, auch wenn es da eigentlich nur nach unten größere Unterschiede gibt. Aber wenn ich 5+ Mitarbeiter damit übersichtlich und strukturiert einsetzen kann, …
Eher unwichtig sind uns Gantt-Diagramme, Arbeitszeitplanung, Meetings, Zeiterfassung. Sicherlich wäre das nett, macht die einfache Nutzung der Tools aber unserer Erfahrung nach schnell zunichte.

Asana

Webseite: https://asana.com
Testversion: ja, „Free“ kann drei Projekte pro Dashboard
Preis: Premium je nach Teamgröße und Zahlungsweise bei ca. 40 Euro im Monat für 10 Nutzer
Apps: ja, aber für Desktop keine App
Deutsch: nein

• Zum Test „Asana – das Projektmanagement-Tool“

Asana Übersicht: Dashboard mit wenigen Einträgen

Mein Fazit zu Asana

• Man sieht das Tool gibt es nicht auf Deutsch, sondern nur in Englisch. Durch die guten Hilfen und die übersichtliche Optik ist das kein Problem.
• Leider keine Desktop-App, aber intensive Weiterentiwcklung
• Alle Funktionsanforderungen (siehe oben) sind grundsätzlich erfüllt, gut gemacht ist die Kommentarfunktion bei den Aufgaben und die Fensteraufteilung.
• Am meisten stört mich die beschränkte Aufgabensortierung über Projekte hinweg. Das ist die wichtigste Funktion im Praxisalltag. Schade, ansonsten vielversprechend. Damit bin ich raus 😉

Todoist (Business)

Webseite: https://de.todoist.com
Testversion: ja, 14-Tage-Testversion (Kreditkartendaten erforderlich)
Preis: ca. 30 Euro pro Person im Jahr
Apps: ja
Deutsch: ja

Todoist Business (wegen der Teamfunktionen; Wedoist wird nicht mehr weiterentwickelt) wirkt sehr weit entwickelt und solide, macht einen guten Eindruck.

• Zum Test „Todoist (Business) – die Aufgabenverwaltung für Teams“

So sieht Todoist mit wenigen Projekten und Aufgaben aus

Mein Fazit zu Todoist

• Toll ist, dass Todoist auch offline funktioniert und dann online automatisch synchronisiert. Das können wir wenige Tools. Damit kann man auch im Zug, Flugzeug oder vor Ort damit arbeiten.
• Das Dashboard ist einfach und selbsterklärend. Aber wenn man Projekte und Aufgaben einem anderen Mitarbeiter oder gar mehreren zuweisen will, wird es schon nicht mehr so einfach und kommt schnell an die Grenzen. Auch die Aufgabenübersicht speziell eines Mitarbeiters (via Filter) klappte bei uns so nicht.
• Auch wenn Todoist bei uns lange Zeit unter den Favoriten war, die für uns sehr wichtige Ansicht wie anstehende Aufgaben, die kein fixes Datum haben, ist nicht sooo toll gelöst.
• Auch das Popup für Kommentare, Anhänge usw. war im arbeitsreichen Praxisbetrieb auf Dauer etwas umständlich, das machen andere Tools unserer Ansicht nach besser.
• Dennoch ist es einfaches Tool, das die Funktionen übersichtlich und zuverlässig liefert – auf Deutsch, praktisch auf allen Geräten usw. Wer damit im Alltag besser zurecht kommt, es ist trotz Kreditkartendaten für die Testversion diesen Test wert. Denn iCal-Integration, Doku usw. sind vorbildlich.

Podio

Webseite: https://podio.com
Testversion: ja
Preis: ab ca. 9 Euro pro Person und Monat für die Basic-Version, die nur „einfache Prozesse“ erlaubt
Apps: ja
Deutsch: ja (überwiegend)

Podio macht auch einen guten ersten Eindruck, die Webseite und weite Teile der App sind auch auf Deutsch.

• Zum Test „Podio – die Projektmanagementsoftware“

Podio Übersicht bei Aktivität

Podio Übersicht der Aufgaben

Mein Fazit zu Podio

• Es gibt nun auch eine App für Mobilgeräte. Wer den Desktop nutzen möchte, muss mit dem Browser arbeiten. Das ist gut gelöst, aber entspricht nicht unbedingt unserem Workflow.
• Etwas unklar bleibt noch, was je nach Version die abgespeckten „einfachen Prozesse“ sind. Für uns hat zumindest im Testzeitraum der Funktionsumfang bei weitem gereicht.
• Nicht so gut hat uns die Ansicht über alle Aufgaben in einem Projekt gefallen. Aber auch das ist Geschmacksache, so dass ich Podio durchaus für einen intensiveren Test empfehlen kann.
• Tipp: in den Einstellungen gleich die Mails deaktivieren, sonst gibt es täglich lästige Mails mit Übersichten. Der Maileingang soll ja reduziert werden, oder?

Stackfield

Webseite: https://www.stackfield.com/de/
Testversion: ja, 14 Tage (danach Wartemodus, keine Kreditkartendaten erforderlich)
Preis: ab 29 Euro pro Organisation (!) im Monat bei jährlicher Zahlung (= 2 Monate Rabatt), alternativ gibt es die Software auch zur Einmalzahlung
Apps: ja
Deutsch: ja
datenschutzkonform: ja, Ende-zu-Ende-Verschlüsselung
Kundezugang: ja („Gäste“)

Stackfield überzeugt durch gelebten deutschen Datenschutz, Verschlüsselung und solide Funktionen zu fairen Preisen.

• Zum Test „Stackfield – die alternative deutsche, verschlüsselte Projektmanagement-Lösung“

Mein Fazit zu Stackfield

• Wer eine Alternative zu Slack, Trello, Podio oder Basecamp mit Fokus auf Sicherheit und Datenschutz sucht, muss sich Stackfield anschauen.
• Solide, aber man merkt den Entwicklungsvorsprung beliebterer Tools.
• Tolle Integration eigentlich einfacher Funktionen wie Timer.

Producteev

Webseite: https://www.producteev.com
Testversion: kostenlos
Preis: kostenlos, Farb-, Logoanpassungen und Outlook-Integration 99 USD pro Monat
Apps: ja
Deutsch: nein

Producteev ist sehr übersichtlich in Teammitglieder, Projekte mit Aufgaben und Labels gegliedert.

• Zum Test „Producteev – kostenlose Aufgabenverwaltung für Teams“

Producteev Übersicht Projekt und Aufgaben

Mein Fazit zu Producteev

• Tool und Apps wirken durchdacht und ausgereift. Alle Funktionen werden für uns erfüllt, auch die Kommentierung und Anhänge für Aufgaben usw. sind intuitiv nutzbar.
• Über die Optik und das Design kann man streiten. Wir sind durchaus designorientiert und Producteer wird dafür keinen Preis gewinnen – aber das Design stört wiederum auch nicht.
• Wichtige Ansichten inkl. der Aufgabenliste sind sehr gut nutzbar für uns.
• Etwas knapp in Form eines aufklappbaren Chatfensters fällt die Übersicht über die letzten Aktivitäten aller Mitglieder aus. Nur die Browserversion kann die letzten Aktivitäten projektbezogen anzeigen („Actifity“). Die Desktop-App hat das Feture vom August 2014 imer noch nicht.
• Sehr gutes Preis-Leistungs-Verhältnis (grundsätzlich kostenlos) und daher auf jeden Fall einen Test wert.

Flow

Webseite: https://www.getflow.com
Testversion: ja
Preis: ca. 60 USD pro Monat für beispielsweise 8 bis 10 Personen
Apps: ja
Deutsch: nein

Flow ist eher Chat-basiert, was mit einem guten Dashboard („Tasks“) aber kein Nachteil ist – ganz im Gegenteil. Der Name ist durchaus Programm. So sind viele Funktionen wirklich sehr intuitiv und elegant gelöst. Eines der Tools, die uns die ersten Stunden im Praxistest am meisten beeindruckt haben.

• Zum Test „Flow – die App für Team-Kommunikation“

Flow Ansicht Projekte (alternative Ansicht)

Mein Fazit zu Flow

• Begrenzter Funktionsumfang ist für uns ausreichend.
• Sehr gute Usability, fein gemacht und durchdacht.
• Für uns war der Haken, dass man die Aufgaben nur nach Projekten gegliedert ausgeben kann. Bei 30 und mehr Projekten verliert man so aber komplett den Überblick über die anstehenden wichtigsten Aufgaben. Das ist schade, zumal Flow ansonsten eines der wenigen Tools war, bei dem man ohne Anleitung sofort bis ins Detail zurecht kommt.

Moxtra

Webseite: http://www.moxtra.com
Testversion: kostenlos
Preis: „Moxtra freemium pricing plans will be rolled out soon.“
Apps: ja
Deutsch: nein

Moxtra behauptet moderne Teamarbeit digital abzubilden und so den Prozess der Zusammenarbeit optimal zu fördern. Dabei bleiben die Funktionen auf der Webseite leider eher vage und im Detail unklar.

• Zum Test „Moxtra – die Team-Kommunikations-App“

Moxtra Aufgaben nach Projekten

Mein Fazit zu Moxtra

• Moxtra schreibt sich ungefragt in die Anmeldeobjekte. Sowas kann ich per se nicht leiden – egal ob sinnvoll oder nicht.
• Etwas doof ist die für uns falsche Zeitzone, da viele zeitbasierte Elemente wie Kommentare dann nicht mehr genau stimmen.
• Gut gelöst ist das Anlegen neuer Aufgaben und Projekte, da man einfach vorige Einstellungen übernehmen kann. Auch wirkt das Tool recht aufgeräumt und strukturiert.
• Für uns ein Problem ist, dass man die Aufgaben nur nach Projekten gegliedert bekommt. Bei vielen Projekten verliert man schnell den Überblick, welche Aufgabe nun dringend ansteht – primär egal welches Projekt.

Glip

Webseite: https://glip.com
Testversion: kostenlos
Preis: grundsätzlich kostenlos, je nach Umfang geringe Kosten
Apps: ja
Deutsch: nein

Glip deckt viele Funktionen ab und ist im Grunde einfach. Auch und es gibt zahlreiche Guides und Hilfen.

• Zum Test „Glip – die Team-Produktivitäts-App“

Glip Übersicht

Mein Fazit zu Glip

• Glip ist relativ schnell und einfach zu begreifen. Auch sind einige Funktionen geschickt ausgeblendet.
• Optisch gibt es zudem einige Farbschemas, so dass für jeden Geschmack etwas dabei sein sollte.
• Leider gibt es keine Projektübersicht. Auch sind Aufgaben nur etwas umständlich einem Projekt zuzuordnen. Das sind im Praxisalltag aber wesentliche Teile. Das ist schade, da die Ansätze vielversprechend sind – auch im Hinblick auf die günstige Preisgestaltung.

Nozbe

Webseite: https://nozbe.com/de/
Testversion: ja
Preis: orientieren sich an der Nutzerzahl und liegen für 10 Personen bei ca. 50 Euro im Monat je nach Zahlungsweise
Apps: ja
Deutsch: ja

Nozbe ist ein weiterer Anbieter, dessen Webseite und Apps diesmal auch auf Deutsch verfügbar sind und einen ordentlichen, soliden Eindruck machen.

• Zum Test „Nozbe – das Aufgaben-, Projektmanagement-Tool“

Nozbe Aufgabenübersicht – bei Klick auf Aufgabe erscheint rechts weitere Spalte mit Details

Mein Fazit zu Nozbe

• übersichtliches, ausgereiftes Tool in diversen Sprachen – auch in Deutsch und das ordentlich.
• Die leere Inbox nach Projektzuordnung entspricht aber nicht unserem Workflow. Wem das nicht stört – testen! GTD-Liebhaber kommen damit sicherlich gut zurecht.

Actionify

Webseite: https://www.squarebracketsoftware.com/actionify
Testversion: nein
Preis: 0,99 Euro
Apps: ja
Deutsch: nein

Actionify ist eine Desktop- und iPhone-App, die man zwingend im App-Store kaufen muss. Für 99 Cent ist das aber keine hohe Hürde.

• Zum Test „Actionify – die Aufgaben-App für Mac“

Actionify App mit Projekten und Aufgaben

Mein Fazit zu Actionify

• Solide gemacht, wenngleich von den Funktionen relativ überschaubar.
• Für uns zu wenig, aber durchaus eine Konkurrenz zu Any.do, Carrot, Wunderlist, Things, …

Taskfabric3

Webseite: http://taskfabric.de/products.php
Testversion: ja, kostenlos
Preis: für beispielsweise 5 Personen bezahlt man ca. 300 USD – einmalig
Apps: ja
Deutsch: ja (kommt aus Hamburg)

Taskfabric3 ist eine Softwareversion, die eine Basissoftware hinsichtlich Teamfunktionen erweitert. Die deutschsprachige App einer Hamburger Firma ist durchaus umfangreich, wenngleich optisch etwas gewöhnungsbedürftig.

• Zum Test „Taskfabric 3 – Aufgaben-Management-App“

Taskfabric3 Projekte

Mein Fazit zu Taskfabric3

• Eine ausgereifte und umfangreiche App in Deutsch von einer deutschen Firma.
• Für uns fehlen leider Funktionen wie die Kommentare bzw. ein Chat.

Honorable Mentions…

Die folgenden Apps, Tools sind grundsätzlich interessant, fielen aber vorab aus folgenden Gründen durch unser Raster.

Bitrix24

Bitrix24 ist eine Online-Collaborationslösung, die einen funktionsumfang bis zu einem Social Intranet bietet. Diese Marketingaussage stimmt tatsächlich. Es sind theoretisch alle Funktionen an Bord, auch ziehen sie recht clever die Aufmerksamkeit der Sucher von anderen Diensten auf sich.
Im Einsatz kamen wir mit Bitrix24 aber gar nicht zurecht. Dennoch ist es sauber auf Deutsch, optisch und funktionell ausgereift und macht einen sehr soliden Eindruck. Aber teilweise konnte ich für uns zentrale Funktionen gar nicht erst finden. Daher falscher Schwerpunkt für uns.

• https://www.bitrix24.de/

Werkstatt42

Werkstatt42 umfasst leider keine Desktop-App, auch sind Details in „Whiteboards“ und Chat in „Forum“ umständlich ausgelagert. Deutsches Tool, macht grundsätzlich einen ausgereiften Eindruck.

• http://www.werkstatt42.de/

Basecamp

Basecamp ist sehr populär. Es hat einen interessanten, reduzierten Funktionsumfang, aber leider keine Desktop-App. Am besten nutzt man die Google-Bildersuche für Details, denn die gezeichneten Comics auf der Webseite helfen nicht wirklich.

• https://basecamp.com/

Wunderlist Pro/ Business

Wunderlist ist ja gefühlt in aller Munde. Die Pro bzw. Business-Version erweitert die eigentliche To-Do-App um die Teamfunktionen. Aber auch Wunderlist hat keine Desktop-App. Dennoch macht das Tool einen sehr ausgereiften Eindruck. Durch den finanzstarken neuen Inhaber dürfte auch die Weiterentwicklung gesichert sein.

• https://www.wunderlist.com/de/business/

Frontlog

Frontlog macht einen guten Eindruck, wenngleich man auf der Webseite selbst wenig Details sieht. Allerdings konnten wir mangels „Connection“ zum Frontlog-Server das Tool nicht wirklich testen. Das geht gar nicht, ich bin raus.

• http://www.thefrontlog.com/

Project Team Manager

Unter der Domain teamwork.com (!) kann man den recht umfangreichen Project Team Manager testen. Aber das Tool kann keine Aufgabenkommentare, womit wir Kommunikation und Verlauf darstellen möchten.

• https://www.teamwork.com/

Trello

Trello ist sehr beliebt und bei näherem Test sehr flexibel einsetzbar. Denn die verwendeten Karten lassen sich frei bezeichnen, anordnen usw. Damit ist praktisch kaum ein Rahmen oder eine Struktur von Trello vorgegeben. Aber die Kanban-Karten vereinfachen für mich die Sache nicht – ganz im Gegenteil. Ich persönlich komme damit nicht zurecht. Wenn das weniger stört – unbedingt testen, denn die Software wird ihren Weg machen.
Aufpassen sollte man beim Preismodell, da das kostenlose Modell doch ziemlich limitiert ist (Apps, Erweiterungen) und es ansonsten schon bei wenigen Nutzern mit ein paar Zusatzfunktionen wie wiederkehrenden Sachen relativ teuer werden kann. Dafür ist das Tool sehr verbreitet und wird stark weiterentwickelt – solide Wahl.

• https://trello.com/

Slack

Slack funktioniert mit # und @ usw. Durch solche Tags kann man mit Slack recht viele Funktionen recht einfach umsetzen. Auch umfangreiche Erweiterungen und Integrationen ergänzen das beliebte Tool in vielerlei Hinsicht.
Für uns entspricht der Funktionsumfang und die optische Aufbereitung aber nicht den Anforderungen.

• https://slack.com/

Projectplace

Projectplace ist deutsch und sehr umfangreich, arbeitet u.a. mit Kanban-Karten. Aber Projectplace bietet keine Desktop-App. Auf der Webseite gibt es leider auch wieder nur wenig aussagekräftige Comic-Screenshots statt richtige Vorschaubilder.

• https://www.projectplace.de/

Wrike

Wrike kommt wie gefühlt jedes zweite Tool auch aus San Francisco, Paolo Alto. Wrike hat einen Funktionsumfang der sehr gut zu getesteten Tools passt und macht einen guten Eindruck. Aber auch Wrike hat keine Desktop-App. Auch wären Vorschaubilder von Bild-Anhängen in der Praxis gerade bei vielen Anhängen hilfreich.

• https://www.wrike.com/de/

Redbooth

Redbooth bezeichnet sich zurecht als Kollaborations-Software, hat leider auch keine Desktop-App. Ansonsten ist Redbooth aber gut gemacht – auch in Deutsch und mit vielen Einstellungen. Daher haben wir es wenige Tage im Einsatz getestet. Für uns sind die Aufgaben zu sehr fixiert auf ein Datum, einen Tag. Ohne konkrete Datumsangabe gibt die Aufgabensortierung praktisch nichts her – schade. Wer mit fixen Deadlines arbeitet – Redbooth unbedingt testen.

• https://redbooth.com/de/

Trackingtime

Trackingtime hat einen anderen Ansatz, es ergänzt einfache Zeiterfassung mit Team- und Aufgaben-Funktionen. Dazu gibt es viele und schönen Auswertungen für Teams – auch mit Apps auch für den Desktop. Insofern ein alternativer Ansatz. Leider man kann die Aufgaben nicht projektunabhängig sortieren. Somit geht der Überblick bei vielen Projekten ganz schnell gegen null.

• https://trackingtime.co/de/

5pmWeb

5pmWeb hat auch keine Desktop-App. Ich komme persönlich mit dem Design gar nicht klar, daher kein wirklicher Praxistest.

• http://www.5pmweb.com/

Update 2019

ClickUp

Ein sehr aufstrebendes Projektmanagement-System (wieder aus Kalifornien) ist ClickUp. Es ist flexibel aber folgt dem klassischen Aufbau. Zum Test der Projektmanagement-Lösung ClickUp.
Sachen wie Zeiterfassung muss man allerdings mit integrierten, separaten kostenfpclihtigen Lösungen ergänzen. Auch die Mac-Desktop App ist keine wirkliche. Aber immerhin, starker Ansatz, klasse Kernfunktionen.

• https://clickup.com/

Zenkit

Zenkit ist eine deutsche Lösung und vielleicht ansatzweise mit Trello vergleichbar. Auch aus DSGVO- bzw. Datenschutzsicht ist das eine interessante inländische Option.
Wir persönlich kamen bei unserem Test aber nicht mit der Struktur und den Handlung auf Anhieb zu intuitiv klar, wie ich das gerne möchte.

• https://zenkit.com/

Weitere Tools, Apps?

Kennst Du weitere passende Tools, Apps? Dann freue ich mich über Deinen Hinweis per Mail oder in den Kommentaren.
Danke!

Weiterführende Links

• Übersicht inkl. Beschreibung und Vergleiche, Filter (umfangreich, teilweise nicht ganz aktuell)
• Tool-Übersicht in Wikipedia (Englisch, natürlich unvollständig)
• Vergleichswebseite mit vielen Filtermöglichkeiten (Englisch, natürlich unvollständig)

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